開一個有效的年度業務策劃會報

發佈日期 : 2016年10月17日 撰文 :編輯群
文章編號: 8876

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開一個有效的年度業務策劃會報 大多數的業務單位在年底或新的一年年初都會舉行年度業務策劃會報,除了檢視當年度的業績目標達成績效,更為次年度擬定業績目標及戰略;以壽險業而言,部份營業處還會結合內部訓練而舉行二天一夜的宿營活動。

為了使業務策劃會報成功,事前縝密的企劃工作不可或缺,但年底又是業務人員衝業績的忙碌時段,如何花最少的時間策劃得到最大的效益,建議大家可使用熟悉的6W2H來架構前置作業。

一、What要達成什麼目標:
  1. 年度績效報告與檢討: 公司 / 部門或區域 / 小組或團隊 / 個人
  2. 制定出新年度業務目標:公司 / 部門或區域 / 小組或團隊 / 個人

二、Why為什麼要這麼做:
業績目標就像飛機的導航設備,有了目標才能檢視平日的業務活動是否與目標相關

三、When何時得完成:
  1. 年底或年初:年底的好處是可預先規劃新年度; 年初的好處是可拿到確實的去年度業務統計
  2. 會議籌備進度時程:決定時間、地點、議程與備案、發開會通知與確認、搜集與會人員報告資料彙整為當天會議手冊、發出行前準備資料、交通及食宿安排

四、Who由誰去做:
工作人員有哪些、需要依場佈/器材/總務/報到/主持/音控/攝影/文書,各項任務分工

五、Whom對誰溝通:
哪些人應該參與此會議、邀請哪些高階主管或來賓(如重要客戶或供應商)

六、Where在什麼場合做:公司內部或外租場地

七、How如何做才能做得更好:
會議流程及方式、是否過夜、晚上安排感性活動或小組討論、要結合訓練嗎?

八、How Much要花多少錢:預算掌控

無論是制定團隊的工作目標還是員工的績效目標,最好能符合管理學大師彼得•杜拉克於1954年首先提出的SMART原則。
  1. Specific具體的、明確的:目標不能含糊籠統
  2. Measurable可衡量的:目標要化成客觀的數量化指標
  3. Attainable可達成的:以免目標太高達不到反而沒有激勵,太低又缺乏挑戰性
  4. Relevant相關的、Realistic實際的、Reasonable合理的:績效目標要與公司整體使命關聯,例如產品及服務品質、社會責任等
  5. Time-bound、Time frame時限性:年度目標再細分為季、月、週,配合節慶、公司新商品上市、市場淡旺季調整

在此舉一個一天的壽險營業處(或稱通訊處, 規模20~200人)業務會報流程為例供大家參考:
08:30-09:00 報到
09:00-09:10 總公司或地區主管致詞
09:10-09:30 營業處主管報告全年度績效:業績/人力/業務活動/競賽成績/客戶活動
09:30-10:00 各區(組)經理報告全年度業績/人力達成狀態
10:00-10:15 休息
10:15-12:00 各區(組)小組討論時間:產出新年度業績/人力目標
12:00-13:00 午餐
13:00-14:30 安排激勵電影欣賞、業務開發/客戶轉介/商品知識的專題演講、團隊共識訓練,或綜合座談
14:30-14:45 休息
14:45-15:30 各區(組)經理報告新年度業績/人力目標
15:30-16:00 個人或以區(組)為單位上台宣誓
16:00 快樂賦歸





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